Assistant(e) médico-administratif(ive) - CDD en UMD - H/F
L'établissement
Le centre hospitalier de Cadillac est un établissement public de santé, spécialisé dans la prise en charge de la maladie mentale et de l’accompagnement des souffrances psychiques, implanté sur un territoire de près de 500 000 habitants qui s’étend de la métropole Bordelaise jusqu’au Sud Gironde, avec un maillage territorial important en intra et extrahospitalier. Il dispose de 382 lits et de 222 places, plus de 80 structures. 1300 professionnels dont 75 médecins travaillent au Centre Hospitalier de Cadillac dont le budget total s’élève à plus de 98 millions d’euros.
Le poste
Assistant(e) Médico-Administratif(ve)
100% Unité pour Malades Difficiles (site de Cadillac)
L'assistant médico-administratif des services de psychiatrie est un pivot central de la communication entre le corps médical, les différents partenaires paramédicaux et sociaux, les cadres de garde et les équipes soignantes (de l'intra et de l'extrahospitalier) d'un service de psychiatrie.
Missions principales :
· Accueillir les usagers
Téléphonique : prise et transmissions des messages
· Gérer les rendez-vous
Contrôler la cohérence des données : Identitovigilance
Rendez-vous des familles
Rendez-vous somatiques des patients et des rendez-vous de synthèse,
Gestion du planning des mouvements de patients,
Gestion de la programmation des rendez-vous pour les programmes de soins (en collaboration avec le secrétariat du CMP du secteur),
· Gérer le dossier du patient
Création du dossier papier et informatique
Récupération des données administratives permettant la facturation des séjours mais également la complétude du dossier (carte vitale, carte de Mutuelle, carte d’identité, imprimé personne de confiance et DMP)
Recherche et mise à disposition du dossier
Tenue du dossier (forme papier et numérique), scan de documents (résultats d’examens extérieurs),
Classement des documents (dossier papier et numérique scan de documents)
Archivage
Gestion des demandes d’accès au dossier par le patient ou ses ayants droits (selon le protocole),
· Assurer la circulation de l’information médicale
Saisie des différents courriers et comptes rendus
Participation au réunion de service et au staff journalier,
Réception, tri et diffusion du courrier, des résultats…
Transmissions d’informations aux différents partenaires en interne et en externe (assistante sociale, bureau des admissions, facturation, ARS, Juge des libertés, etc.…),
Gestion des certificats des patients en soins sans consentement (planification, saisie, envoi), et de l’envoi des documents de contrôle des isolements et contentions par le JLD ;
Gestion des échéances liées au renouvellement de certains traitements : rôle d’alerte et de rappel auprès des médecins en collaboration la pharmacie.
Gestion du secrétariat du CREX
· Saisir l’activité
Contrôle de la présence des Diagnostics principaux, dépendance et données sociodémographiques
Saisi des actes d’ergothérapie
· Gérer les plannings médicaux
Liste de garde, tableau d’astreinte, en assurer l’affichage, signaler les changements à la secrétaire de Chefferie de Pôle,
· Gérer les stocks de matériels et de papeterie
Commande, réception et rangement des livraisons
· Gérer les outils de communication
Messagerie institutionnelle, Fax, Téléphone
Gestion du planning de réservation de la salle de réunion, installation et désinstallation de la salle.
· Accueillir et tutorer les nouvelles arrivantes et les stagiaires
Transmission du savoir-faire et du savoir être
· Mettre en œuvre des procédures, protocoles
Type de contrat et date de prise de poste :
CDD
Poste à pouvoir dès que possible.
Conditions de travail :
Contrat de 38h45 en horaires fixes : 9h-16h45
Localisation : 33410 Cadillac-sur-Garonne
Rémunération brute mensuelle : Selon grille de la fonction publique hospitalière
A partir de 2190,87€ brut mensuel,
+ reprise d’ancienneté.
+ primes liées à l’exercice du métier.
Conditions d’exercice :
- Permis de conduire
- Téléphone
- Mobilité pour assurer une mission en dehors des locaux du CH (ordre mission)
Liste des pièces à fournir : Curriculum Vitae, Lettre de motivation, Copie du diplôme, 3 dernières évaluations professionnelles
Date limite de dépôt des candidatures : 23/02/2026
Profil recherché
Compétences attendues :
§ Savoir faire
- Réaliser un accueil physique et téléphonique
§ Accueillir et orienter les patients et les visiteurs
§ Filtrer et orienter les appels téléphoniques internes et externes
§ Apporter des renseignements précis aux patients, aux familles et autres interlocuteurs (heures et jours des consultations, présence des médecins, …)
- Maitriser le vocabulaire médical
- Maitriser l’utilisation des outils bureautiques (Word, Excel) et logiciels spécifiques à l’établissement (Dxcare)
- Organiser le travail en priorisant les activités
- Faire preuve de rigueur, de rapidité et de polyvalence
- Saisir les données pour l’exploitation des statistiques
- Identifier et analyser les erreurs (codage, saisie etc…) et définir les moyens d’y palier
- Collaborer avec les différents membres de l’équipe soignante et administrative
- Effectuer des transmissions concises et explicites
- S’adapter aux différents de postes de travail
- S’adapter au développement des techniques de communication et d’information
- Actualiser ses connaissances et s’engager dans des actions de formation
- Participer aux réunions de service et s’impliquer dans la vie du service
- Gérer les stocks (fournitures de bureau, imprimés…)
- Connaître l’organisation du service et le fonctionnement de l’établissement
§ Savoir-être
- Écouter, faire preuve de disponibilité, de patience
- Adapter son discours à la personne (reformulation …)
- Prévenir et traiter des situations d’agressivité
- Garantir la discrétion et le secret professionnel
- Travailler en binôme (collègue AMA)
Connaissances associées :
- L’organisation et fonctionnement interne de l’établissement
- Les principes du secret professionnel et les droits du patient
- La législation relative à l’accès au dossier médical
- La législation relative aux soins sans consentement,
- La réglementation des archives en conformité avec le protocole existant sur l’établissement
- Le principe de codage des actes EDGAR
- Le vocabulaire médical
- Les différents logiciels
Qualifications : Diplôme de secrétaire médicale
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile